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TO/CC/BCC… できる社会人は使い分けている!<改めて知りたいビジネスメールマナー>

ビジネスメールのマナー。今回は宛先の「TO/CC/BCC」の使い分けについて。それぞれの意味を理解して、正しいメールを送信しましょう!

メール活用のカギはTO、CC、BCCの使い分け!

メールの宛先にはTO、CC、BCCの3種類あります。それぞれの役割を正しく理解して使い分けをマスターしましょう♡

◆TOは狙いを定めて使う

指定された相手へ
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TOは略語ではなく「〜へ」という英単語で、「宛先」を意味します。TOに指定するのは、本メールの内容を伝え、対応をお願いしたい相手です。そのため、TOに指定された相手は、返信を含めて、当事者意識を持って対応する必要があります。

なお、TOに複数人指定することもでき、その場合は指定された全員が返信するのがマナー。ただ、たくさんの人を指定すると対応にかかる責任の所在が曖昧になりがちです。そんなときはCCとBCCの出番です!

◆CCは情報共有をお願いするもの

情報共有
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CCCarbon Copy(カーボン・コピー)の略で、「複写」を意味します。カーボンは複写伝票などに使用されていますよね。

CCに指定するのは、参考情報共有として内容を把握して欲しい相手です。CCに指定された相手は、ひとまず内容を確認すれば足り、原則、返信は不要です。

◆BCCは透明人間?!

BCC
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BCCとはBlind Carbon Copy(ブラインド・カーボン・コピー)の略で、「見えない複写」を意味します。見えないとつくだけあって、TOやCCで送信した相手にBCCで送った先は分かりません。一方、BCCでメールを受信した相手はTOやCCで送信されている先が分かります。BCCに複数人指定してもBCC間で送信先がわかることもありません。

なお、BCCも情報共有が目的であるため、内容を確認すれば足ります。そして、こっそり受信していますので、BCCに指定された意を汲み、返信はしません。

◆CCとBCCの使い分けのポイントは、メールアドレスの非表示

情報共有という目的はCCと同じBCCですが、メールアドレスが表示されないので、それぞれ面識がない複数人に送信する場合や、自身の携帯電話に転送しておきたい場合など、メールアドレスを知らせずに送りたい先を指定する場合に使います。また、先方とのやりとりの内容を上司に把握しておいて欲しいけれど、残念ながら先方と上司は面識がない場合など、情報共有はしたいけれど、送信したことは先方に知られたくない時などにもBCCを使用します。

◆メールアドレスも個人情報!!

個人情報
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ビジネスメールのメールアドレスは氏名と会社名を組み合わせたものであることが多く、その場合は特定の個人を識別できることから、個人情報に該当します。そのため、それぞれのメールアドレスを知らない複数人に対して送信する場合に、TOやCCに指定してしまうと、個人情報の漏洩となってしまいます。会社の信用にもかかわりますので、BCCに指定すべきメールアドレスをTOやCCに指定して送信してしまうことがないよう、くれぐれも注意が必要です。

◆「迷ったらCC(BCC)」はNG!

CCやBCCは、情報共有する必要がある場合に限定して送信先を指定しましょう。「迷ったらCC(BCC)に入れる」はNGです。返信は不要でも確認する必要があるということは、業務負担を増やしてしまうということを意識しましょう。

TO、CC、BCCがきちんと指定出来ないと、せっかく送ったメールが意図した通りに受け止めてもらえず、読み流されてしまうことも起こり得ます。TO、CC、BCCそれぞれの特徴を踏まえて、意識して使い分けていきましょうね!

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