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読まれるメール、わかりやすいメール… 共通しているのは【件名】に秘密が!?

ビジネスメールの基本、件名のつけ方を紹介。伝わりやすい、読まれやすい件名とは?

ビジネスメールは件名が命! ポイントを押さえて伝わりやすい件名を

ビジネスメールでは件名をつけて送信することが鉄則です。1日に数十件ものメールを処理しなければならないと、件名があいまいなものは読んでもらえなかったり、しまいには迷惑メールに間違えられてしまったり…。では良い件名をつけるにはどうしたらよいでしょう?

◆メールの件名は分かりやすく具体的に、でも簡潔に

メールを受信すると、まずは件名が目に入りますよね。受け取った相手は、件名を見て、メールの内容を推測し、今、読むかどうかやすぐ返信すべきかどうか等、無意識に優先順位を決めています。

そのため、相手が件名をひと目見た時に、どういった内容で、どの程度のスピード感で対応を求められているのかが判別できるとベストです。そのために、メールの件名は本文の要約と心得て、分かりやすくかつ具体的なものにします。

要約と思うとあれやこれや書きたくなりますが、件名の目安は20文字。一行に表示され、ぱっと全文が目に入る分量が理想です。この20文字に盛り込む内容は以下のポイントを押さえて!

メール作成
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いつの用件なのかを書く

用件の日時や締め切りなどの期日、回数などを入れておくと、どの件なのかの特定と、スケジュール感をイメージしやすくなります。また、期日や数字がヒントになり、検索性が高まります。抽象的な「明日」などの表現は避けるといいですね。

内容がイメージできるキーワードを入れる

内容が把握できると、受け取った相手は、すぐ読むべきか、あとでゆっくり確認すればよいのかなどその後の行動を決定しやすくなります。例えば「第2回営業推進会議」など、日程会議名を組み合わせるなど特定しやすくすることで、誤解なく認識してもらえます。同じ用件で何通もやりとりする場合には、同じキーワードを入れておくと、検索性が高まり、受け取った相手も自分もメールの整理がしやすくなりますよ。

相手への依頼事項を書く

内容がイメージできるキーワードを入れたら、あとひと息。そのキーワードに対して相手にどうしてほしいのかを明確にします。第2回営業推進会議に関する依頼でも、出席して欲しいのか、資料を作って欲しいのかなど、いろいろありますので、「出席のご依頼」「資料作成のお願い」など端的に明記しましょう。

出席のご依頼
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◆+αの工夫

ここまでで充分伝わる件名になっていますが、さらにわかりやすくなる+αのスキルを身につけちゃいましょう!

【】(墨付きカッコ)などの記号を利用する

少ない文字数で的確に伝えるために、相手が見やすいように重要度緊急性を示せるといいですよね。例えばカッコなどの記号があると、視認性が上がり、目に付きやすくなります。また、メールの目的が 端的に分かる情報をカッコ内に含め、先頭に持ってくることで、優先度がひと目で判断できるようになります。

状況に応じ、【緊急】や【重要】を冒頭に持ってくることで、わかりやすく優先度が伝わりますが、これは「ここぞ!」という時に取っておきたいワードです。使い方によっては信用を失うこともありますので、乱用は避けるようにしたいですね。

最近では迷惑メールも開封率をあげる工夫として、【至急】や【重要】を件名につけるケースが増えています。迷惑メールと疑われ、開封をためらわれてしまうことがないようにするためにも、カッコのあとには内容がピンと来るキーワードを盛り込むことが大切です。

【緊急】
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会社名や名前を入れる

初めてメールを送るときやアポイントを打診するメールを送る際の件名には、会社名名前などを入れるのもオススメです。メールの件名に会社名や名前を記載することで、どこの誰がどんな用件でメールをしてきたのかが伝わるため、初めて見るメールアドレスからのメールであっても開いてもらえないという事態を避けることができます。

最近は開封しただけで感染してしまうウイルスメールもありますので、受け取った相手を不安にさせないことも大切です。同様に、添付ファイルがついたメールもウイルス感染の恐れがないか気になりますので、添付ファイルをつける際にも会社名や名前をつけたり、添付したファイルのタイトルなどを件名で示せると親切ですね。

用件が2つあるときの件名は用件を併記する

ビジネスメールでは、用件ひとつに対して1通のメールが基本ですが、1通ずつ分けてしまうとかえって煩わしい印象になることもあります。そういった場合はあわせて送ります。その際は件名にも用件を併記します。を用いてまとめてしまうのではなく、用件それぞれを簡潔に明記するようにしましょう。

機種依存文字の使用は控える

(株)や℡などパソコンの種類や環境(OS)に依存し、異なる環境で表示させた場合に、機器の誤作動を引き起こす可能性のある文字を機種依存文字と言います。機種依存文字は文字化けを引き起こす可能性がありため、特に件名に使用するのは控えましょう。

ビジネスにおいてメールは欠かせないツールになりました。1日に目にするメールの数も数十通にのぼる方もいると思います。わかりやすい件名はきちんとした印象を与え、信頼に繋がるとともに、たくさんのメールに埋もれてしまうなどのトラブルも防ぎます。是非、実践してみてくださいね。

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