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仕事が遅いと言われるのが悩み…仕事が遅い原因3つとその改善方法

1:「仕事が遅い」と言われると辛いですよね

仕事が遅いということは、生産性が低いということ。会社や周囲からの評価も下がってしまいます。

でも仕事が早くても雑だったら意味がありませんし、仕事が遅いということは、(恐らく)丁寧さはあるということ。ですから、効率よく進められるポイントを押さえれば、改善の余地は大いにあります。

 

2:仕事が遅いのが悩み…仕事が遅い人の主な原因5つ

(1)まだ仕事に不慣れ

仕事を始めて数か月では、まだその仕事を完璧にこなすことなどできません。

また、人によってラーニングカーブの形にも差があります。「うまくいっているように感じていたけれど、実は小手先の知識でどうにかこなせていただけだった……」なんてこともあるものです。

仕事に不慣れなうちは、仕事を雑にこなそうとするよりも、遅いくらい、じっくり取り組む方が良い場合が結構あります。このケースでの「仕事が遅い」であれば、愚直に前向きに取り組むのが吉です。

(2)めんどうな仕事を後回しにしがち

「大きな仕事やリサーチに時間がかかる仕事を、つい後回しにしようとしてしまう。そのため、いつのまにか仕事が溜まって周囲に迷惑をかけている」(アナリストKさん 30代)

面倒だとわかっている仕事には、モチベーションを上げられずに取り掛かるまでがひと苦労。特に、他にもたくさん仕事を抱えている場合は特に、ボリュームの大きい仕事は後回しにしたくなってしまいますよね。

でも面倒な仕事ほど、先に手を付けていく方が実は効率的。

「さあやろうかな」と思ったときに、仕事の裏側に潜んだ問題に気づき、頼まれた数週間後に、

「この部分はもっと資料必要です」

なんて上司に言いに行ったら、「いままで何してたんだ!」なんて怒られるに決まっています。

「引き受けた瞬間にざっと目を通しておく」ということが、「仕事が遅い」とならないためのポイントです。

(3)細かいことを気にしすぎて全体像が見れない

「ひとつの仕事を仕上げるのに、それに付随する小さな問題が気になって、そっちのほうを先に片づけようとしてしまい、一番大切なことが全然終わらない……という事がよく起こる」(不動産関連Yさん 30代)

仕事には様々な問題が付随していることが多々あります。でもそれをすべて解決していては、本来自分の責任として与えられた仕事が、いつまでたっても終わりません。

まずは自分に与えられた仕事がなにかを、はっきり意識する。そして、やらなければならないことに集中し、それを終わらせていくという意識が大切です。

(4)求められていることがわからない

「仕事を説明されて、その仕事を終えて持っていくと“全然言った事と違う!”と言われることがよくある」(金融事務Mさん 30代)

コミュニケーションには相性があります。

この人とはだいたいの感覚で話してもうまくいくのに、この人とは詳細まで詰めても理解できていないことがある……なんていうことがあるでしょう。これはコミュニケーションの相性によるもの。

もしも多くの人と相性が悪いという場合は、話が食い違いやすいパターンを把握し、その部分を徹底的に話して潰していきましょう。

(5)プロセスを考えずに仕事に取り掛かる

「仕事を始めてから途中で『あ、このやり方じゃだめだ……』となり、やり直すことがある」(コンサルタントTさん 30代)

効率的に仕事を行うには、実作業に移る前に、プロセスを決めておくことが重要です。

準備をすることは一見余分な時間にも思えますが、それこそが早く仕事を行う秘訣なのです。

 

3:仕事が遅い人が今すぐできる改善方法3つ

(1)求められていることを明確にし勘違いをなくす

「勘違いで動いてしまい、仕事をやり直すことが多かったので、相手にとことんきいて、求められていることが何かを探り出しました。そして、その内容を議事録として相手にメールで送るようにした」(金融Oさん 30代)

仕事では、どれだけ頑張ったところで、相手が求められているものを提出できなければ、意味がありません。なので、相手にうっとおしがられても、要求されていることをとことん聞きましょう。

また、その内容を共有しておけば、相手が勝手に意向を変更してきたときなどに証拠として利用することができます。

(2)自分なりのマニュアルを作る

「何度も同じところで同じようにやり方を聞いたりすることが多かった。なので、自分専用マニュアルを作って、常に参照できる状態にした」(事務職Hさん 40代)

同じ仕事でも自分と他人ではやり方が違ったりするもの。自分がやりやすい方法や、より効率が良いと思った方法は自分専用マニュアルに残しておきましょう。そうすると、時間の短縮に繋がります。

(3)「ちりも積もれば山となる」の精神で続ける

大きな仕事を完了させるには、小さな作業を積み重ねるしかありません。1日の中で行える仕事の量は限られており、時に壮大すぎる仕事にストレスを感じ、逃げ出したくなることもあるでしょう。

でもここで逃げ出してしまっては、永遠にその仕事は片付きません。「仕事が遅い」と言われる要因にもなってしまいます。

「ちりも積もれば山となる」の精神で、日々辞めずに続けていくことが、自分自身、将来の大きな自信となり、また、周囲への信頼へと変わっていくものです。

 

4:仕事が遅い部下や新人の仕事を改善させる具体的テク3つ

(1)仕事の段取りを決めた時点で一度見せてもらう

「部下に大きなプロジェクトを任せる場合は、誰に何を協力してもらうのか、いつまでに何を終わらせるのかなど、段取りを提出させる」(管理職Mさん 30代)

仕事が遅い人に仕事を任せる場合は、ひと手間増やしてみることをお勧めします。その手間とは、「仕事の段取りを提出してもらう」というもの。

段取りがOKであれば、後はそれを期限通りに実行しているかどうかウォッチすればいいだけ。

また、似たような仕事を依頼する場合にも、前回の仕事との相違点についてのみ重点的に話せばよいので、効率的です。

(2)プロセスを一緒に見直す

「仕事が遅かったり、求められたクオリティの仕事を仕上げられなかった場合は、ひと通り仕事を終えた時点で、仕事のプロセスを一緒に見直す」(デザイナーMさん 30代)

自分では当たり前のようにできた仕事でも、人に任せたとたん、信じられないところでミスをされたりするものです。

でも、これは違う人間なのですから当然のこと。自分の理想や常識が、そのまま相手に当てはまるわけもありません。

あなたが任せた仕事を、あなたが思っていた形で完成させられなかった人がいた場合は、一緒にプロセスを見直してみると良いでしょう。

(3)がっかりしても態度に出さない

「上司にガッカリされた顔が浮かぶと仕事を提出するのが怖くなる」(アナリストAさん 20代)

仕事を習得していくスピードは、人それぞれです。初めはなかなか仕事を覚えられなかった人ほど、実は注意深く、細かいところまで理解しながら進めていたりします。仕事が遅い人が一概に「できない人」というわけではありません。

なので、もし、「仕事が遅いうえに内容がダメ……」とがっかりしても、態度には出さないのが賢明です。そのがっかりした態度が、人のパフォーマンスを下げてしまう……ということも大いにあるものです。

 

5:仕事が遅いのは改善可能

仕事が遅いということは本人につらくのしかかります。でも、改善できます。

なぜ遅くなってしまうのかを把握し、その改善策を自分や上司の協力を仰ぎながら見つけていくこと。そうすることで、はじめから簡単に仕事をこなせた人よりも、深く広く応用できる力を身に着けることも可能なのです。

諦めずに、目の前にある仕事に取り組み続けることが大切です。