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今すぐ試して!片付けベタでも効果抜群「書類整理術」3ステップ

インターネットやメールの台頭により、私達は情報を入手しやすくなりました。しかし、驚くべきは、オフィスの紙の書類はますます増えているという事実。証拠に残したい、画面より見やすい、などの理由で書類を手元に置いておく人が多いのです。

そうなってくると大変なのが書類の整理。みなさんの中にも、デスクの上や引き出しに書類がこんもり溜まっている人がいるのでは?

そこで今回は、デスクワーク整理術を考案する鈴木真理子さん著『絶対に片づく整理術』の本を参考に、実践すればすぐに片付く“書類整理術”3ステップをご紹介します。

 

■ステップ1:文書管理規定を確認

会社には、勝手に捨ててはいけない書類が存在します。会社の総務部や公認会計士などが管理している『文書管理規定』を確認し、まずは残すべき書類と処分可能な書類を分けましょう。

基本的には社史、登記や領収書などの長く保存すべき書類以外は捨てていいもの。食べ物のように書類にも鮮度があり、情報は劣化します。

<なんでも取っておかずに必要な書類だけ残す。このプロセスを繰り返すうちに要・不要を見極める力、すぐに決断する力、優先順位を正しくつける力がついてきます。>

 

■ステップ2:捨てる3ルール

書類や物を捨てられない人は「もしかしたら今後必要になるかも」と考えて置いておく道を選びがち。しかしそれでは一向に正しく整理ができません。いくつかのルールに従い、捨てられるものは「えいやっ」と潔くゴミ箱に。

<仕事が終わったら捨てる。ダブっていたら捨てる。郵便物はその日のうちにチェックする。>

プリントアウトしたメール、訪問先記号の地図、伝言メモなど、用が済んだものはその都度捨てるようにしましょう。

共有する書類やパンフレット、冊子などは共有キャビネットに保管すれば、各人持っておく必要はありませんよね。また、郵便物は未開封のままにせず、すぐに開封して取捨します。

この3ルールを守れば、整理できるうえに溜め込むこともなくなるはず。

 

■ステップ3:ファイリングする

書類を保存しておくには、スキャナーや写真で残す方法があります。デジタルを上手く活用し、仕事効率アップを狙いましょう。

紙として残しておきたい書類はファイリングします。ファイルの形状にもさまざまな種類があり、リング式は固定されて迷子になる心配はないものの、穴を空ける必要があります。ポケット式は出し入れが面倒なため、メモなどをしない閲覧用に適しています。

<書類とファイルには相性があるので、ベストな組み合わせにしましょう。>

ほかの人が見た時にも、整理整頓されて使いやすい印象を持ってもらえるでしょう。書類の用途に合わせてファイルを選んでみて下さい。

 

以上、今回は実践すればすぐに片付く“書類整理術”3ステップをご紹介しましたが、いかがでしたか?

みるみるうちに溜まっていく書類の整理は後回しにしがちですが、日々増えるものだからこそ整理術を身につけておくべき。

書類の新陳代謝が上がれば、仕事の質も高まるはず! 即座に書類整理にとりかかり、整理されたデキる女子のデスクを手に入れましょう。

 

【参考】

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