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ビジネスメールの返信マナー… 永遠に続くRE:RE:RE:はどうすべき?

返信するときの「RE:」先方からのメールへに返信する際も失礼のないようにしたいですよね。返信する際の件名にもマナーがあるってご存知ですか?

メールを返信するときの件名にもマナーが!? ふさわしい返信の件名とは。

◆1.返信するときに「Re:」は消さない!

受信したメールへ返信するとき、自動的に件名冒頭に「Re:」がつくことが多いと思います。ビジネスメールでは、「Re:」を削除せず、件名も変えずに送信するのが原則です。

件名を変えずに「Re:」をつけて返信することで、どのメールへの返信なのかが一目瞭然となり、内容や優先度を把握する手間が省け、小さな効率化に繋がるからです。

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◆2.「RE:RE:RE:RE:RE:RE:RE:」はどうする?

それでも、何度かやりとりを重ねると、「Re:」がいくつも連なってしまい、読みにくくなってしまいますよね。件名への「Re:」の表示は3回程度に留め、それ以上続く場合には「Re:」を適宜削除し、件名が読みやすくなるように配慮します。

また、「Re:」が連なるほどやりとりが長く続くということは、やりとりの中で用件が変わっている場合があります。そのような場合は件名をつけ直すのがベターです。件名を付け直し、何の用件でメールのやりとりをしているのか明確にすることで、件名とメールの内容が一致し、後日、該当のメールを探しやすくなる効果もありますよ。

◆3.件名にひと言添えるなら「RE:」の前に

メール返信時の件名に、先方の件名を引用した上で、こちらの意図がパッと見て伝わるようにひと言付け足すこともできます。例えば、先方からの依頼事項への諾否の回答などは、結果どうこうによっては他を当たらなければならないなど先方にとっては一大事ですので、早く知りたいところですよね。そのような場合には「Re:」の前にひと言「承りました」等を添えると、親切ですね。

ここまで見てきた返信メールの件名のお作法。無意識のうちにルールに則って返信できていたな、という方も多いのでは。先方への気遣いが出来ている証拠ですね。

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◆最後に…

今回の主役「Re:」は「Reply」(返信する)や「Response」(返答)の略語ではなく、ラテン語が語源で、「○○について」「○○に関して」という意味だったんです! もともと英文のレターで使われていたんだそう。ご存知でしたか? 後輩へのメールマナー伝授の際の小ネタとして活用してみてください♪

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