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コレでもう慌てない!永久保蔵版「英語で電話対応」基本フレーズ4つ

普段から英語の電話対応が必要な会社ではきちんと研修があるかもしれませんが、時々しか対応する機会がない場合はどう対応したらよいのか毎回困ってはいませんか?

いろいろな英語表現がありますが、まずは基本の流れをおさえると電話対応も怖くなくなりますよ! 日本語の時と同様に、相手の名前をしっかり書き留めること、折り返しの際は電話番号を確認することを基本とし、あとは決まった表現を覚えてトライしましょう。

 

■英語で「もしもし」に該当する言葉はありません

日本語でも会社では「もしもし」とは言いませんが、英語ではそもそもそれに該当する言葉はありませんので、家で友達からの電話を受ける時は「Hello」だけで大丈夫です。

会社では「お電話ありがとうございます。SYインターナショナルです」となりますが、英語では以下のようになります。

Good morning(afternoon/evening), SY International.

これだけでもよいですし、この後に「How may I help you?」と続けてもよいですね。

 

■担当者につなぐときは名前をしっかり伺って!

基本的には日本語対応の時と同じく、相手の要望を一通り聞いたら、担当者につなぎます。このとき必ず相手の氏名を確認するようにしてください。

I will put you through to Mr.Suzuki.

(鈴木さんにおつなぎします)

もし相手の英語がわからず、どのような要望かがわからなくても、「なんという人を、誰につなげばよいか」だけおさえておけばあなたの役割は果たせますので、以下のような英文も覚えておくとよいでしょう。

May I have your name again, please?

(お名前をもう一度お伺いしてもよろしいですか?)

Could you spell your name for me?

(お名前のつづりを教えていただけますか?)

 

■担当者が対応できない場合…リスニングに自信がなければすべて「折り返し」で対応!

やっとのことで担当者につなごうと内線をしたところ、あいにく担当者が不在だった、もしくは別の電話に出ているということはよくあること。そんなときのための英語も覚えておきたいですよね。

Thank you for waiting.

(お待たせいたしました)

I’m afraid he is not at the office right now.

(あいにく、彼はただいま社におりません)

I’m sorry but he is on another line.

(申し訳ありせんが、別の電話に出ております)

Would you like to leave a message for him?

(伝言をお預かりいたしましょうか?)

I’ll have him to call you back.  May I have your phone number, please?

(折り返しかけなおすよう伝えます。電話番号をお伺いしてもよろしいですか?)

「伝言を預かりますか?」と聞けばもちろんそのあとの英文をすべて聞き取ることになりますので、リスニングに自信がない場合は「折り返しおかけするよう伝えます」と逃げましょう。

 

■電話を切るときはシンプルに

慣れていないと電話を切るタイミングも難しいものです。

「折りかえし差し上げます」と伝えると先方は「Ok, thank you very much.(わかりました、ありがとう)」などと返答してくるでしょうから、そこですかさず

Thank you for calling, bye.

(お電話ありがとうございました。さようなら)

とだけ答えましょう。いろいろ言おうとしてしまうと電話を切るタイミングがつかめずにもたついてしまいます。

 

以上、英語で電話対応をする基本英文をお伝えしましたが、いかがでしょうか?

いろいろなパターンの英文を覚えることも大切ですが、まずは“受ける→つなぐ→切る”の大まかな流れを練習し、追々ほかの言い回しや状況に応じた英文を覚えていくとよいでしょう。

 

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