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ゲッ…もうぐだぐだ!「忘年会に失敗する幹事」がやりがちNG行動4つ

もうすぐ忘年会シーズン。あっという間に年末年始がくる12月は、仕事がバタバタする以上に忘年会や送別会などでさらに大忙しになりますよね。

しかも幹事に指名されたらさらに大変。失敗できないうえに仕事もあるしで目がまわりそうになりますよね。しかし、こういう時こそ幹事として失敗はしたくないもの。むしろ年内の忘年会などの飲み会をしっかり成功させることで社会人としての評価をぐっと上げることもできるのです。

そこで、過去人事担当としてさまざまなイベントや飲み会を開催してきた筆者の経験から、よくある幹事の失敗についてご紹介していきましょう。

同じことをしてしまわないよう、注意してくださいね!

 

■1:スケジュールの設定がぐだぐだ

忘年会をやるうえで一番大切なのは“出欠確認”。忙しい12月、多数の人のスケジュールをおさえるのは至難のワザ。ここでもたもたしていると、みんなの予定が全然そろわず、予定の調整に時間がかかり、さらにもたもたしていたために会場の予約もとれないという悪循環に陥ってしまいます。

一度スケジュールをおさえたにも関わらず「すみません、お店が取れなかったので日程を変更します……」などと言っていると、誰が出席で誰が欠席なのかがめちゃくちゃになりがちです。また、せっかく参加できる予定だったのに、「その日程だと参加できないよ……」と不満の声が上がることも。

しっかり余裕をもってスケジュールの設定を行うことが重要。幹事の人は11月中には忘年会の日程と場所を決めておくのがベストでしょう。

 

■2:開催場所がわかりにくい・遠い

忘年会は大体のケースで仕事が終わってから開催されます。そのため、オフィスから移動してもらうことが多いでしょう。一日仕事をして疲れているのに、オフィスからやたら遠かったり、歩いても歩いても場所が分からなかったりしては、参加者のフラストレーションがたまる一方。

多少妥協してでもわかりやすく、オフィスから近い場所を設定することがおすすめです。また、オフィスから近くても、駅から非常に遠い場合も不満につながりやすいため注意しましょう。

 

■3:お金の管理が甘い

忘年会当日、会場で会費を徴収するのは悪いわけではありませんが、あまりスマートではありません。当日までに隙間時間を使って会費を徴収しておき、当日にまだ支払っていない人だけに催促するだけでいいようにしておくほうがよいでしょう。

参加者はおつりがいらないようにしてくれるほど優しくありません(笑)。おつりもしっかり準備して会費を集めておくようにしておきましょう。

当日までに集めておくことで、「あれ? 足りない!」というトラブルを防ぐことができます。

 

■4:当日の流れを何も決めていない

忘年会なのにただ飲んで食べておしまい。……というわけにはいきません。開催の挨拶、途中の出し物、終わりの挨拶など、やはり2015年最後のイベントとしてしっかり仕切っていく方がよいでしょう。

誰に何を話してもらうのか、どんな出し物をするのかなども、事前にしっかり打ち合わせして、依頼すべき人には相談しておき、準備してもらいましょう。当日に無茶振りしてもいいものはでてきません。その場が寒くなるだけの可能性が大ですので、しっかり準備しましょう。

 

以上、忘年会で失敗する幹事がやっている行動をご紹介しましたが、いかがでしょうか?

このようなことは、なかなか仕事で教えてもらえることではありません。イヤイヤ幹事を引き受けた人もいるでしょう。しかし、せっかくの機会ですので、参加したみんなが楽しいと思ってもらえるよう幹事として勤めを果たしたいですね。

そのように一生懸命に努める姿は、きっと誰かの目に止まっているはずです。

 

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