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イライラ解消!書類シゴトをちょっと楽にする「時短文房具」4選

仕事柄、請求書などの書類の管理や処理が多い仕事の方も多いのではないでしょうか?

これだけインターネット社会になっても、まだまだ書類での対応が必要になるケースは多く、その書類ひとつにも、作成、印刷、捺印、コピー、送付、保管……と、さまざまな処理が必要ですよね。

とくに悩まされるのはその処理が100を超えて山のようにあるとき。しかも会社の機密文書になるものも多いため、扱いも非常にデリケート。精神的にも想像以上にきつい業務なのです。

そこで、そんな書類処理をちょっと楽にする文房具について、元企業にて人事を担当し、多数の履歴書等を処理してきた筆者の経験からご紹介いたしましょう。

 

■1:クリップは一発ですぐに取り出せる収納グッズを

複数の書類を束ねたりするのに使う“クリップ”。普通のクリップケースは、ただの四角いプラスチックの箱に入っていることが多いため、そのまま使っている人も多いのではないでしょうか?

しかし、ごそごそと指で探している時間がすでにもったいない! また、いちいち机の引き出しを開けて取り出していたらその引き出しを開ける動作がすでにもったいない動きといえます。

机の上にクリップは出しておくことがおすすめです。そして、マグネット式でクリップを複数くっつけておくことで、すっと取り出しやすい物にしておくとスピードも早くなります。

 

■2:バラバラと落ちたら困る書類はチャック式のケースを

書類をまとめておくにはクリアファイルが便利ですが、大きさの違う書類や、何枚も収納するとクリアファイルからこぼれ落ちたり、ぱんぱんになってしまったりします。

支払いに関係する書類や、個人情報を扱う書類などは、絶対に落としてはいけないため、このような場合はチャック式のものを使う方が安全で、整理整頓する時も絶対に落ちないためサクサク進みます。

 

■3:のりは手を汚さないテープ式を!

請求書の送付などに、封筒を閉じるためのりを使うことが多いでしょう。この時、スティックのりなどを使うと指がベタベタしてしまったり、つけたはずなのにうまくついてなかったりとイライラすることも。

そこでおすすめなのはテープ式ののり。すーっとすべらせるだけでのりがつき、手が汚れることはありません。筆者のおすすめはコクヨの『ドットライナーホールド』。これに勝るものはまだ出会えていません。

同様の使い方で楽に貼ることができる“両面テープ”式の物もあります。用途によってはこちらも便利でしょう。

 

■4:朱肉は捺印マットつきで質のイイ物を

書類に必要なのが“捺印”。ひたすらポンポンと押さなければならないケースや、比較的重要な書類にそ~っと押す時もあるでしょう。

会社として出す書類の捺印は、シヤチハタは基本的には不可。そのため、しっかり捺印できる朱肉が必ず必要になります。この朱肉こそ、ちゃんとした物を選ぶことがおすすめです。

100均などで売られている朱肉はインクが水っぽく、押した時ににじんでしまうことなどもあり、捺印ミスで書類を作りなおすなんてことにもつながります。文房具屋などで質のイイ物を選びましょう。

また、捺印の時に下にしくゴム製のマットも、その都度デスクの引き出しから出すのは面倒です。筆者のオススメは捺印のためのマットがフタになっているタイプの朱肉。シヤチハタが発売している『シクオス』がそれにあたります。

 

以上、書類処理をちょっと楽にするための文房具をご紹介しましたが、いかがでしょうか?

書類処理は、時間短縮と効率化が勝負どころ。ミスを抑え、ストレスなく進めるために、こういったツールもうまく活用して自分自身にあった物を見つけてみてくださいね。

 

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