シゴト・オトコ・キレイ-オンナ目線のキュレーションサイト

アッ…送信ボタン押す前に!「多くを語らず簡潔に」デキる女のメール文

あなたは一日にどれぐらいのメールを処理していますか? メールのやり取りをしない日はないというぐらい、なくてはならなくなっていますが、それと同時に“メールをチェックする時間”に労力がかかり、本当に重要な仕事が後回しになっている人も時々いますよね。

メールチェックはなるべく効率よくしたいものですが、それにも増して、読み手に負担をかけないよう気配りをすることも重要です。

そこで企業研修を行っていた筆者が、“メールの送信ボタンを送る前にすべきこと”をお伝えしたいと思います。

 

■1:基本中の基本、書いたメールは“読み返す”

忙しいからといって、「書きなぐって送信!」という乱暴なメールの送り方はやめましょう。書きたいことをタイプしたら、一息おいて最初の文字から読み直してみてください。この時、できるだけ読み手の立場に立って読むようにしましょう。

感情的になっていませんか? 言いたいことは伝わっていますか?

 

■2:箇条書きにできるところをみつける

口頭で伝える分にはよいのですが、話し言葉をそのまま文章にすると長くなりすぎ、読みづらくなることが多々あります。そんなときに使える小技がこれ。

箇条書きにされた文章を見ることで相手は無駄な文字を読まなくて済み、気持ちよく読み進められます。

また、箇条書きは一文より文字数が少ないため、なるべく端的にわかりやすく表現しようとする気持ちが書き手に働き、最初に書いていた文章よりわかりやすくなるものです。

 

■3:数値化できることはないかを確認

長々と文章で説明するより、数字で表したほうが早い場合があります。そんなときはさっと実際の数字を並べておきましょう。

そうすることで文章自体に説得力が増しますし、何より相手にとって有益な情報になりえます。

 

■4:ワードにはりつけて校閲し、誤字脱字チェック

当たり前のことなのですが、意外とやっていないのが“誤字脱字チェック”。自分の書いた文章を単に読み返しても誤字脱字はみつけづらいものです。「誤字脱字はないかな?」と意識をもってチェックするようにしましょう。この時、ワードファイルにはりつけて“校閲”機能を使ってまずスキャンし、その後目視でみるとよいでしょう。

また、“じつはよく分からず使っている表現”も要注意です。先日、「三つ子の魂百までといいますから、幼いころの習い事は無駄にはなりません」とある人からメールが届いたのですが、この表現はそういう意味では使われません。本当はよくわかっていないのに感覚的に使っているものは、一度辞書で調べるクセをつけたいものです。

 

以上、メールを送信する前に必ずチェックすべきことを4つお伝えしました。そのほかにも色々とあるのですが、まずは基本からはじめましょう。

「相手に無駄な時間を使わせないようわかりやすいメールを書こう」という気持ちが大切ですね。

 

あわせて読みたい