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ちょっとプラスで印象UP!「上司から指示を受ける時」にとりいれるべき行動3つ

急に上司に呼ばれたり、メールで指示を受けて確認をしたくて上司に声をかけたりすることは、毎日の仕事の中で何度も起こりますよね。

バタバタしながら指示を受け、席に戻り「あれ、なんだったっけ?」と思ったら最後、再度確認したい時には上司は長時間の会議中……。

そんなことを繰り返していると受けた指示をうまくこなせず、何度も上司の時間をつぶすことになったり、効率的に仕事が進められなくなってしまいます。また、そんな行動を続けていると、上司も「こいつ話聞いてないな?」と悪い評価につながってしまいます。

そこで、指示を受けるときにとりいれたい行動について、人事部門にて教育担当だった筆者の経験からご紹介していきましょう。

 

■1:指示を受けたら必ずメモとペンを持っていく

仕事に慣れてくると、「その場でメモしなくても大丈夫でしょう」と油断してしまいますが、やはり重要なのがコレ。

指示された内容を自分の頭で整理し、メモに残す力は、この先もずっと重要であり、その作業の中で質問事項も自然と出てくるため、「○○の点は、どうしたらよいでしょうか?」などとその場で確認することもできます。

また、上司からすると、その場でちゃんとメモをとる部下のイメージは良いもの。必ず持参するようにしましょう。

 

■2:指示の内容をその場で復唱する

指示された内容をわかっている気持ちになっても、実は上司が意図しているものがうまく伝わっていない可能性も。

お互いのコミュニケーションコストをかからないようにするためにも、その場で「○○の数字を☓☓の形にして、△△様にメールでお送りするということでよいでしょうか?」と、確認するようにしましょう。

レストランでオーダーを再度確認されるときのように、具体的に自分がイメージでき、上司にも伝わる状態まで落とし込んだ上で復唱することが重要です。

 

■3:なにか不明点があった時に上司の時間があるか伺っておく

その場で確認が終了しても、作業するうえで不明点が出てくることはよくありますよね。そんなとき、上司に質問したくとも不在だったり返信が遅かったりすると仕事が止まってしまいます。

そんな状況を防ぐため、指示内容を復唱した後、「分からないことがあったら質問したいのですが、今日はいつならお時間いただけそうでしょうか?」などと質問しておくといいでしょう。

上司の予定がいっぱいだったとしても、そう質問されることで、「質問があったら確認して、メールを返信するようにしよう」と意識してもらえます。また、仕事への前向きな意欲も感じてもらえるでしょう。

 

以上、指示を受けるときにとりいれたい行動についてご紹介しましたが、いかがでしょうか?

指示をしっかり把握し、効率的に仕事をすすめるだけでなく、上司からも好印象が持たれますので、必ず取り入れておきたいですね。

 

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