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だらだら話してない?無駄すぎる「やってはいけない会議」NG中身3つ

仕事では何らかの会議が入っていることが多いですよね。

「この会議無駄じゃないかな?」と思ったり、「うわ、長引いてる!」と気づいたりなど、多々あるでしょう。会議はそこに集まるメンバーの時間を奪って行っているもので、その分本来やるべき仕事が遅れること、そもそも会議自体にも従業員の費用がかかっているということも忘れてはなりません。

無駄な会議とはどのようなものか、どうしたら無駄ではなくなるのか、企業にて教育を担当してきた筆者の経験からご紹介していきましょう。

 

■1:ゴールが明確でない会議

その会議で、“何”が“どう”なればこの会議の目的は達せられるのか。それを設定し、参加者に周知したうえで会議を行っているでしょうか。

例えば、「○○のアイデアをもらいたいので、1時間会議をやりましょう」と集めたところで、その会議では、100個のアイデアが出ればそれでOKなのか、それとも、そのアイデアからどれか1つに決定することまでをやるべきなのか、事前に決めておくことが重要です。

さらに、アイデアをもらいたいのであれば、アイデアを考える時間は会議の中でとるよりも、事前にある程度考えておいてもらうのが効率的。

その会議が行われる目的、ゴールが明確になっていない会議は、だいたい無駄なものとなるでしょう。

 

■2:役割分担が決まっていない会議

だらだらと話して終わる会議には、進行役や記録係がいないことが多いでしょう。必ず会議には、時間配分に気をつけ、会議の目的を達成できるように進行するメンバーを立てる事が重要です。

このような役割分担が決まっていない場合、会議自体の内容に誰も責任を持たずだらだらと始まり、時間がきたからだらだらと終了することとなってしまいます。

会議内容を後でしっかりまとめて共有する役割も重要です。事前に役割分担はきっちり決めておきましょう。

 

■3:ただ情報を共有するだけの会議

何も決定せず、ただの“共有の場”になっている会議ほど無駄なものはないでしょう。ここまでインターネットが発達している社会で、“見ておけば分かる”ものをわざわざ人を集めて説明する必要はありません。

ただし、その共有事項をもとにメンバーを鼓舞したい場合や、チームワーク強化のために意図して会議を開いているのであれば、その効果があったのかどうかをしっかり振り返る必要があるでしょう。

しかし、だいたいの場合が「見ておけばわかる説明だけなんて時間の無駄だよね」と裏で言われていることが多いのです。

知識を得てもらいたい場合や勉強会の場合はまた目的が別にあるため、会議の目的が“情報を共有するだけの会議”とは違います。

知識を得てもらいたいのであれば、それこそ共有するだけではちゃんと知識を得てくれたのかは不明ですので、知識が得られたかどうかをどう確認するか、その方法を考えておくことがおすすめ。

 

以上、“絶対無駄になる会議のやり方”についてご紹介しましたが、いかがでしょうか?

無駄になると分かっていても、なかなか難しいもの。会議中に話が盛り上がることや、人と人がコミュニケーションすることで、別の新しいアイデアが急に浮かぶことだってあるでしょう。

しかし、時間は有限であり、社員にもやらなければならない仕事は山のようにあります。社員の時間を有効に利用するためにも、気をつけて会議を開きたいものですね。

 

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