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【ビジネスメールのマナー】送信前に気をつけるべきこととは?

ビジネスメールのマナー。今回は「メール送信時のタイミング」について。深夜にメールをしてもいい? 曜日も関係ある? 相手に迷惑がかからない、失礼にならない連絡を心がけたいですね。

メール送信も時間帯を選んで! メール送信時のビジネスマナー

メールは相手が自身の都合に合わせて確認できる便利な連絡ツールですね。でもちょっと待って。ほんとうに時間帯を気にせず送って問題ないのでしょうか?

◆メール送信のタイミングにもマナーがあった!

メールはタイムラグなく届くため、スピードに重きをおくビジネスシーンにもってこいの連絡ツール。しかも、受け取った相手が自身のタイミングでメールを確認することができ、いつメールを送信しても相手に迷惑がかかることはないようにも思えます。

そのため、電話に比べて送信するタイミングに注意を払わずに使ってしまっていないでしょうか? ビジネスシーンにおいてはメールであっても送る時間帯曜日に気を使うのがマナーと言われています。

◆相手が仕事をしている曜日・時間帯に送信するのが原則

ビジネスメールは、仕事上の要件を伝えるメールなので、相手が業務として確認することができる業務時間内に送るのがマナー。最近ではスマホやタブレットなどPC以外のポータブル端末で業務時間外にもメールチェックしているケースも増えています。メールを確認するタイミングは相手の都合によるとはいえ、より送信する曜日や時間帯に気を配る必要があります。

相手が仕事をしている曜日・時間帯に送信するのが原則
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◆深夜や休日のメールは配慮を欠いている?

業務時間外の深夜等にメールを送信した際、相手によってはポータブル端末等に着信設定をしているケースがあります。着信があっても業務時間外ならば見なければいいんじゃない? と思う方もいるかもしれませんが、悲しいかなビジネスマンの性で、着信があれば緊急の案件かも? と内容が気になりますし、上司やお客様など立場が上の人からのメールだったら、どんなに遅くても返信しなくてはとプレッシャーを感じてしまうこともあります。

また、働き方改革が叫ばれる昨今において、深夜等のメールは、こんな遅くまで働いているなんてブラック企業なのかしら…とあらぬ誤解を生み、取引関係にも影響を及ぼす恐れがあります。休日を含む業務時間外にメールを送信するのはやめましょう。どうしても送信せざるを得ない事情があるときは、お詫びとともにその旨をひと言添えましょうね。

◆お休み前日午後のメール送信は控えよう

金曜日などのお休みの前日は、お休みを気持ち良く迎えられるように特に計画的に業務をこなしている方が多いと思います。

そんな中、お休みまであとひと息という午後に、新たな案件でメールが来たらどうでしょうか。なんとかその日中に対応を済ませたいと残業させてしまう一因になったり、お休み明けに先送りしなければならなくなったりと、相手に良い印象は与えません。送信者はお休みを前にメールを発信できてスッキリ! かもしれませんが、受け取る相手のことを考え、送信は控えましょう。

お休み前日午後のメール送信は控えよう
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◆メール送信のゴールデンタイムは午前中?

以上のとおり、業務時間内であれば、どの時間帯にメールを送信しても問題ありませんが、その中でもよりよい時間帯があるとするならば午前中です。午前中にメールを送信出来れば、メール開封のチャンスが増え、早ければその日中にも対応に必要な時間を捻出してもらうことも期待できますよね。

前日メールを作成しておき、翌朝一読の上、送信するのもオススメです。ひと晩寝かせてから改めて読むことで、客観的に文面を見直すことができ、思わぬ誤字脱字に気がつくことも。是非試してみてくださいね。

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